Yrityksen johtamisesta puhutaan paljon. Puhutaan strategiasta, kasvusta, myynnistä, henkilöstöstä ja markkinoinnista. Silti yksi tärkeimmistä johtamisen työkaluista jää monella yrittäjällä yllättävän vähälle käytölle: yrityksen talousraportit.
Tämä ei yleensä johdu siitä, etteikö yrittäjä välittäisi yrityksensä taloudesta. Useimmat yrittäjät kantavat taloudesta jatkuvaa huolta. Ongelmana on usein ajan puute.
Kun päivät täyttyvät asiakastöistä, myynnistä, henkilöstöasioista ja käytännön ongelmien ratkaisemisesta, raporttien avaaminen jää helposti ”sitten kun on aikaa” -listalle. Ja kuten moni yrittäjä tietää, sitä aikaa ei välttämättä koskaan tule.
Raportit eivät ole kirjanpitäjää varten
Moni mieltää raportit pakolliseksi osaksi kirjanpitoa. Ne tulevat kuukausittain ja tallennetaan johonkin kansioon ja niihin palataan ehkä silloin, kun pankki tai rahoittaja kysyy lukuja.
Todellisuudessa raportit ovat yrittäjän työkalu.
Niiden tarkoitus ei ole täyttää viranomaisvaatimuksia tai ilahduttaa kirjanpitäjää. Niiden tarkoitus on auttaa tekemään parempia päätöksiä.
- Onko myynti kehittynyt odotetusti?
- Miten kannattavuus muuttuu?
- Riittääkö kassavirta tuleviin investointeihin?
- Kannattaako rekrytoida?
- Milloin hinnankorotukselle voisi olla tarvetta?
Näihin kysymyksiin löytyy usein vastauksia jo olemassa olevista raporteista.
Tieto ei auta, jos sitä ei ehdi käyttää
Monella yrityksellä raportointia kyllä tehdään. Ongelma on, ettei tieto muutu käytännön päätöksiksi.
Yrittäjä saattaa saada raportit sähköpostiin kuukauden vaihteessa ja ajatella palaavansa niihin myöhemmin. Sitten tulee kiireinen viikko, uusi projekti, asiakastapaaminen tai lomakausi.
Seuraavan kerran raportteja katsotaan ehkä useita kuukausia myöhemmin.
Silloin moni mahdollisuus tai varoitusmerkki on voinut jäädä huomaamatta.
Kaikki yritykset eivät tarvitse samanlaisia raportteja
Toinen yleinen haaste on se, että raportit eivät tunnu hyödyllisiltä.
Jos raportointi on rakennettu pelkästään kirjanpidon näkökulmasta, yrittäjä ei välttämättä löydä siitä vastauksia niihin kysymyksiin, joita hän oikeasti pohtii.
Kasvuyritys tarvitsee usein erilaista tietoa kuin vakaa asiantuntijayritys. Toimialat ovat erilaisia. Tavoitteet ovat erilaisia. Myös raportoinnin pitäisi olla.
Parhaimmillaan raportointi auttaa yrittäjää näkemään nopeasti juuri ne asiat, jotka ovat oman liiketoiminnan kannalta olennaisia.
Raporttien ei tarvitse olla monimutkaisia
Yksi yleinen harhaluulo on, että hyvä raportointi tarkoittaa valtavaa määrää lukuja, kaavioita ja tunnuslukuja.
Useimmiten näin ei ole.
Monelle yrittäjälle tärkeimmät kysymykset ovat yllättävän yksinkertaisia:
- Miten liiketoiminta kehittyy?
- Onko suunta oikea?
- Riittääkö raha?
- Mihin pitäisi reagoida nyt?
Jos raportointi auttaa vastaamaan näihin kysymyksiin nopeasti, se tekee tehtävänsä.
Raportteja ei tarvitse tulkita yksin
Moni yrittäjä saa kuukausittain raportteja, joissa on paljon lukuja, mutta ei välttämättä aikaa tai varmuutta niiden tulkitsemiseen.
Se on täysin normaalia.
Kirjanpidon ja raportoinnin tarkoitus ei ole tuottaa yrittäjälle lisää kysymyksiä, vaan auttaa ymmärtämään yrityksen tilannetta paremmin. Jos jokin luku, raportti tai kehityssuunta herättää epävarmuutta, siitä kannattaa keskustella oman kirjanpitäjän kanssa.
Usein jo muutaman kysymyksen kautta löytyy uusia näkökulmia tai huomioita, jotka muuten jäisivät kiireen keskellä huomaamatta.
Parhaimmillaan kirjanpitäjä ei ole vain raporttien toimittaja, vaan keskustelukumppani, joka auttaa ymmärtämään mitä luvut käytännössä tarkoittavat juuri oman yrityksen kannalta.
Pieni hetki kuukaudessa voi riittää
Raporttien hyödyntäminen ei välttämättä vaadi tuntikausien analysointia.
Jo 15–30 minuutin rauhallinen hetki kerran kuukaudessa voi auttaa havaitsemaan asioita, jotka muuten jäisivät kiireen alle.
Usein suurin hyöty ei synny siitä, että raportteja tutkitaan täydellisesti, vaan siitä, että niiden äärelle pysähdytään säännöllisesti.
Moni yrittäjä huomaa yllättyvänsä siitä, kuinka paljon hyödyllistä tietoa löytyy jo olemassa olevista raporteista, kun niitä tarkastelee hetken ajan yhdessä talouden ammattilaisen kanssa.
Numeroiden tarkoitus on auttaa, ei kuormittaa
Yrittäjän tärkein resurssi on aika. Siksi kaikkea ei voi eikä tarvitse seurata jatkuvasti.
Juuri siksi kannattaa varmistaa, että ne hetket, jotka käyttää yrityksen talouden tarkasteluun, kohdistuvat oikeaan tietoon.
Raportit eivät ole vain menneiden tapahtumien yhteenveto. Parhaimmillaan ne auttavat tekemään parempia päätöksiä tulevaisuudesta.
Ja ehkä juuri siksi ne ovat yksi yrityksen tärkeimmistä johtamisen työkaluista.
